Gastblog geschreven door @miek_eats.
Ik weet niet hoe het bij jou is, maar mijn creatieve hoofd gaat vaak van hot naar her. Fantastisch voor het bedenken van nieuwe dingen, maar in mijn bedrijf heb ik graag ook wat organisatie.
Hierbij 5 organisatie tips voor creatieve mensen.
1. Je eigen informatie database
Ik leer ontzettend graag. Bijna elke week volg ik wel weer een masterclass en ik heb altijd veel te veel tabbladen open met artikelen die ik nog wil lezen of video’s die ik wil kijken.
Maar waar laat je al die informatie als je het eenmaal heb gelezen/ gekeken? Daarvoor ben ik onafscheidelijk met mijn iPad en GoodNotes.
GoodNotes is een app waar je gewoon met de Apple Pencil in verschillende notitieboekjes kan “schrijven”.
Het leest je handschrift ook, dus met de zoekfunctie kan je snel vinden wat je nodig hebt. Daarnaast is het heel fijn dat je bij klanten direct dingen kan opschrijven zonder meteen achter je laptopscherm te zitten. Én je kan je ideeën voor hun neus schetsen.
Extra tip voor al die tabbladen: In Google Chrome kan je tabbladen groeperen. Selecteer 1 tabblad, houdt ctrl toets ingedrukt en selecteer dan de andere tabbladen die je wil toevoegen aan de groep. Klik met je rechtermuisknop op 1 van de geselecteerde tabbladen en druk op “tabbladen toevoegen aan groep”. Je kan deze groep nu dichtvouwen voor een georganiseerde browser.
2. Tijd vliegt.
Plannen is voor mij echt essentieel om niet het overzicht kwijt te raken in alles wat ik doe.
Ik maak altijd een maand- en dagplanning.
In de maandplanning leg ik vast wanneer ik meetings heb en op welke dag ik aan welk project werk. Elke ochtend maak ik een planning voor de dag.
Ik begin met een to- do lijst, die ik dan vervolgens in grove tijdsblokken over de dag verdeel. Ook zet ik hier natuurlijk de meetings weer in.
Mijn grootste tip voor het organiseren van je tijd is het gebruik maken van batchen van taken.
Hierbij doe je taken die op elkaar lijken in hetzelfde tijdsblok. Zo doe ik al mijn emails op 1 moment van de dag, zodat ik voor de rest van de dag niet afgeleid raak.
Op maandagochtend werk ik mijn administratie bij: welke uren heb ik gewerkt de afgelopen week, ik verstuur facturen/ betalingsherinneringen en ik scan al mijn bonnetjes in voor mijn administratieprogramma. Door taken te batchen kan je je beter focussen op waar je mee bezig bent.
Voor mijn planning gebruik ik ook GoodNotes, omdat ik met de hand schrijven ontzettend fijn vind, maar Google Calender werkt ook heel goed voor visuele planningen.
3. Nooit meer bonnetjes kwijt
Administratie is misschien een taak waar je niet echt bij had stilgestaan toen je startte als ondernemer, maar het is wel ontzettend belangrijk.
Om te voorkomen dat ik aan het eind van elk kwartaal alle bonnetjes bij elkaar moet zoeken en heel lang ermee bezig ben, gebruik ik een systeem.
Wanneer ik een nieuw bonnetje heb, leg ik die in een vaste la. Elke maandagochtend gebruik ik 10 minuten om alle bonnetjes uit die la in te scannen en in te voeren in mijn administratieprogramma.
Door ze te digitaliseren hoef ik de papieren versie niet meer te bewaren.
Daarnaast is een digitaal administratieprogramma erg fijn om alles bij de hand te houden. Je kan dit zelf doen in bijvoorbeeld Excel (maak backups!) of bij een speciaal programma.
Ik gebruik op het moment Paperdork, wat ik ideaal vind, want zij regelen ook je aangiftes en je kan altijd al je vragen stellen over financiele dingen.
4. Visueel project management
Project management gaat over het efficient beheren van de projecten die je hebt.
Er is een ontzettend groot aanbod aan programma’s die je kunt gebruiken.
Mijn ultieme favoriet is Milanote. Het is een soort online notitieboek meets Pinterest.
Je kan borden aanmaken en daarin los gaan met afbeeldingen, schetsen, documenten, kleuren, bestanden noem het maar op.
Ik gebruik Milanote dus voor project management, maar ook voor het voorbereiden van een fotoshoot en content organisatie. Hieronder zie je een voorbeeld bord met props die ik wil gebruiken, ingredientenlijst, een een mini moodboard.
Je kan alle informatie verzamelen op een hele visuele manier. Plus, je zit niet vast een een blokken structuur. Organisatie, maar mét de creatieve vrijheid.
Andere informatie die je kan toevoegen is bijvoorbeeld: klantgegevens, waar en wanneer is de shoot, een workflow en schetsen van de foto’s die je wil maken. Je kan ook een klant vragen om feedback te geven op je moodboard of samenwerken met anderen, ideaal.
Extra fijn: Zodra je een mooie prop heb gevonden in een online winkel, dan kan je het opslaan met de Milanote knop. Op je project bord staat meteen een link onder de foto naar de productpagina, lekker georganiseerd.
5. Probeer het uit
Veel freelancers werken nog bij een ander bedrijf of hebben bij een bedrijf gewerkt voor ze fulltime zelfstandig gingen.
Wat je situatie ook is, ik raad je aan om na te denken over jouw manier van werken.
Want hoe jij fijn vind om georganiseerd te werken kan heel anders zijn dan hoe dat in het bedrijf gaat/ ging, of hoe ik dat doe.
Het is daarbij belangrijk om gewoon een aantal dingen uit te proberen. Vraag eens rond aan andere creatieve ondernemers hoe zij werken, test het voor jezelf en neem mee wat je bevalt.
En als je eenmaal een fijne manier hebt gevonden, wees dan niet bang om na verloop van tijd even te evalueren of het nog écht zo goed werkt.
Andere organisatieprogrammas die je kan proberen zijn bijvoorbeeld: Evernote, Notion, Asana, Trello, Wrike etc.
